Het nieuwe werken (HNW).

Het nieuwe werken (HNW).

Werken overal en wanneer het uitkomt, en vooral onbegrensd door tijd, werkplek of geografische grenzen. Vaak hebben organisaties hun eigen omschrijving en invulling van het nieuwe werken.

Voordelen en gunstige effecten:

HNW kan veel voordeel opleveren voor organisatie en werknemer. Denkt u hierbij aan kostenbesparing op vaste werkplekken die anno 2015 tussen de €11,000,- e > € 15,500,- per jaar per werkplek bedragen. Ook het ziekteverzuim kan sterk teruglopen en de productiviteit verhoogd. Voor de werknemer kan de flexibiliteit gunstig zijn omdat men binnen van te voren overeengekomen grenzen en randvoorwaarden het dagelijkse werk naar eigen keuze kan invullen.

Er zijn sinds medio 2005 al veel organisaties bezig met het implementeren van HNW. Elke organisatie doet dit op eigen wijze. De ene organisatie staat aan werknemers toe om af en toe een dag thuis te werken en de andere organisatie pakt het grondiger aan of zijn reeds verder in de ontwikkeling en maken het mogelijk om volledig tijd en plaats-onafhankelijk te werken. Het kantoor dus niet meer als een werkplek waar men elke dag op een vaste tijd naar toe reist, maar eerder een plek van samenkomst. Waar nog een kleine(re) vaste bezetting de werkzaamheden uitvoert die op locatie moeten plaatsvinden.

Welke aanpassingen vergt implementatie van HNW op de organisatiecultuur?

In de eerste plaats is het van belang dat het management van een organisatie op een andere wijze moet gaan sturen. Microsoft Company omschrijft het als “van command and control naar zelfsturing en eigen initiatief” Niet de aanwezigheid van de werknemer komt centraal te staan, maar het gericht sturen op prestatie, het behalen van de gestelde doelen, maar ook vertrouwen. Anderzijds kan het stringent sturen op prestatie en resultaat sneller leiden tot een burn-out bij medewerkers die het gevoel hebben meer te moeten presteren omdat zij niet meer zichtbaar in de organisatie aanwezig zijn en niet adequaat begeleid worden bij het structureren van het werk en het stellen van grenzen.

Wat kunnen de negatieve effecten van HNW zijn ?

De centrale werkplek waar de medewerkers dagelijks samenkomen ontbreekt. Daarmee verliezen medewerkers ook het frequente sociale contact met de collega’s. Feest en verjaardagen worden niet meer gezamenlijk gevierd. Het dagelijkse laagdrempelige koffiepraatje ontbreekt en de betrokkenheid van de werknemer kan daardoor verminderen en daarmee ook het teamgevoel en samenwerking.

Natuurlijk zijn er veel mogelijkheden om de negatieve effecten te minimaliseren. Dat vergt echter wel een volledig andere kijk op en aanpak van de wijze waarop de formele en informele organisatie van oudsher is ingericht.

HNW en Arbo:

De werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van de werknemers. Onder deze verantwoordelijkheden vallen onder andere het:

1. Fysieke en mentale welzijn
2. De inrichting (ergonomie)en veiligheid van de werkplek
3. Correcte arbeidstijden

Het valt aan te bevelen om voordat u besluit een HNW project op te starten eerst een risico inventarisatie & evaluatie (RI&E) uit te voeren m.b.t. HNW en de eventueel aanwezige ondernemingsraad in een vroeg stadium erbij te betrekken.

Welke technische (bedrijfsmiddelen) moeten minimaal aanwezig zijn om HNW mogelijk te maken?

1. Het bedrijfsnetwerk en internet moet draadloos toegankelijk zijn met hoge download en upload snelheid of dat nationaal en internationaal moet zijn is sterk afhankelijk van het type functie en organisatie
2. Gekoppeld aan het functieprofiel en voorkeur van de werknemer moeten laptops, Tablet pc’s en Smartphones of hybride vormen zoals devices en toebehorende apparatuur kunnen worden gekozen
3. De werknemer zelf moet bij thuiswerken een rustige werkplek hebben. Het is immers niet wenselijk als een werknemer met een klant of relatie van de organisatie belt dat er op de achtergrond geluid van spelende kinderen of overige afleidende geluiden zijn te horen
4. Vooral de jongere generatie werknemers stellen het op prijs wanneer zij hun eigen Smartphone of devices mogen gebruiken op het bedrijfsnetwerk. Uiteraard vergt dit ICT aanpassingen m.b.t netwerkbeveiliging, apparatuur vergoeding en werkcontinuïteit
5. Ook goede afspraken m.b.t. internet gebruik is belangrijk om misbruik te voorkomen dit geldt voor alle functie niveaus.

Is HNW voor elk beroep of functie toepasbaar?

HNW is niet voor elke functie in gelijke mate toepasbaar. In sommige operationele functies is het van belang om op locatie aanwezig te zijn. Andersoortige functies/beroepen en commerciële of hoger management functies waarbij men veel moet reizen kunnen prima op afstand werken, indien zij goede mogelijkheden hebben om op het bedrijfsnetwerk (toegang tot E.R.P, E-mail, call en/of video conferencing) te werken en internet toegang hebben.

Wat kost het implementeren van HNW?

De budgettaire implicaties verschillen per organisatie (aantal fte’s, aantal werkplekken, aanschaf materiaal een eigen of externe ICT organisatie, meerdere locaties, et cetera)

Sluit HNW ook aan bij duurzaam ondernemen?

HNW draagt zeker bij aan duurzaam en dus milieubewust ondernemen. Werknemers behoeven zich niet meer in de verkeersfiles te begeven waardoor het menselijk welzijnsgevoel wordt verhoogd en het bespaart brandstof. Minder vaste werkplekken betekent kosten efficiënter. En door het digitaliseren van archieven zou er in principe minder worden geprint.

Tot slot:

HNW voldoet aan de wensen van de talentvolle werknemer, omdat zij vrijheid en ruimte hebben om op een andere manier met tijd en verantwoordelijkheden om te gaan. Daarbij ook de digitale middelen en technologieën kunnen gebruiken waar zij graag mee werken. Het kan dus ook een sterke motivatie zijn om als werknemer voor een dergelijk innovatief bedrijf te kiezen. De Personeel & organisatie afdelingen kunnen zich hiermee bij het rekruteren van personeel ook onderscheiden.

De juiste projectmanager voor uw organisatie?

Heeft u tijdelijk een projectleider nodig die u helpt bij het implementeren, daar kunnen wij ook mee van dienst zijn.

Team Adeoxx.