Contractmanagement verbetering

Inleiding
Als landelijke publieke vervoermaatschappij sluit en vernieuwd onze klant per jaar veel contracten. Er moet een betere contracten data base worden geïmplementeerd evenals het geven van coaching en begeleiding in het managen van contracten. FDC Bedrijfsservice wordt gevraagd om het programma te leiden.

Probleemstelling/analyse
Het komt vaak voor dat contracten ongewenst worden verlengd omdat men de opzegtermijn uit het oog is verloren. Of de prestatie van een leverancier kan niet worden gemeten doordat contracten niet vindbaar zijn. Ook voor de financiéle verslaglegging en budget prognoses is het belangrijk dat de contractkosten inzichtelijker worden gemaakt in de z.g.n verplichtingenregistratie.

Oplossing
Wij stellen een contractmanagement beleid samen dat is gebaseerd op 5 kerndoelstellingen:
1.De strategische en tactische besluitvorming met betrekking tot procurement moet worden ondersteund
2.Het beheersen van de risico’s die kunnen voortvloeien uit het aangaan van contractuele verplichtingen die worden aangegaan met leveranciers
3.Het efficiënt maken van de kostenstroom die gepaard gaan met het inkoopproces
4.Het beheersen en verbeteren van de leveranciersprestaties
5.Elektronisch documentbeheer

Resultaten
• Het programma wordt geïnitieerd met een presentatie voor alle belanghebbende om het belang van contractmanagement te verklaren en vooral de voordelen te laten zien
• De systeem eisen (business Requirements) worden opgesteld en voor akkoord getekend door de belanghebbende. Het systeem moet koppelbaar zijn aan het bestaande E.R.P systeem
• Een internationale tender wordt opgestart voor het contract/document management systeem
• Een medewerker trainingsprogramma wordt geïmplementeerd
• De data cleansing programma’s worden gestart
• Het nieuwe systeem wordt geïmplementeerd
• Op basis van een retrospectieve analyse (nulmeting) zal de ROI van dit programma 9,4 % bedragen